erasmusport: Erasmus+ Online Başvuru ve Yönetim Sistemi

erasmusport, Avrupa Birliği Erasmus+ değişim programı çerçevesinde öğrenci ile akademik ve idari personel başvurularının yükseköğretim kurumlarının ilgili birimlerince online alınabilmesine, başvuru, seçme ve yerleştirme süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesine ve yönetilmesine imkan sağlayan bir web yazılımıdır.

Komple çözüm

Erasmus programlarına yönelik tüm başvuru, seçme, yerleştirme ve yönetim işlemleriniz için tek bir yazılım...

Otomatik Yerleştirmeler

Tek tıklama ile bölüm veya fakülte düzeyinde otomatik yerleştirme yapma imkanı.

Online Çoklu Erişim

Sisteme internete bağlı heryerden bağlanarak başvuru yapma ve başvuruları yönetme kolaylığı... Internete bağlı heryerden başvuru yapma ve başvuruları yönetme kolaylığı...

Esnek Yetkilendirmeler

Sayfa, modül, kullanıcı veya rol bazında esnek ve özel yetkilendirmeler...

Otomatik Arşiv ve İzlenebilirlik

Başvuru ve anlaşmalarda yapılan değişiklik kayıtları;
güncelleme tarihçeleri ve otomatik arşivleme

Kesintisiz ve Hızlı Destek

Yardım isteklerine yerinde çözüm veya telefon/e-posta/MSN üzerinden hızlı yanıtlar...

Başvuru Sürecini Kısaltan Yapı

• Her yerden online başvuru imkanı
• Ön tanımlı başvuru formları
• Yüklenecek vesikalık fotoğrafları otomatik küçültme olanağı
• Tüm alanları doldurulmuş otomatik PDF form çıktısı
• Yanlış tercih yapılmasını engelleyen, öğrencinin fakülte ve bölümüne bağlı olarak filtrelenen üniversite tercih listesi
• Başvuru formlarında hataları engelleyici form denetimleri
• Başvuruların koordinatörler tarafından tek tıklama ile online onaylanması ve imzalanması

Başvuru ve İşlem Kayıtları – İzlenebilirlik – Arşiv Özelliği

• Başvuru ve anlaşmalar üzerinde yapılan tüm değişiklik kayıtlarının tutulması
• Güncelleme tarihçelerinin izlenebilmesi
• Otomatik arşivleme

Hata Telafisi ve Yapılan İşlemleri Geri Alabilme Olanağı

• Başvuru ve anlaşmalarda yapılan yanlış güncellemelerde geri alma imkanı
• Silinen başvuru veya anlaşma kaydının geri alınabilmesi imkanı
• Başvuru formunun PDF çıktısı teslim edilene kadar başvuru üzerinde güncelleme imkanı

Dönemsel ve Tarih Aralıklı Başvuru

• Başvuruların yıl ve dönem bazında alınabilmesi imkanı
• Her başvuru dönemi için başvuru tarih aralıkları tanımlayabilme

Detaylı Arama, Filtreleme ve Sıralama Olanakları

• Tüm içerik ve veri listemelerinde detaylı arama, filtreleme ve sıralama imkanı

Ön Tanımlı Veriler

• Şehirler, ülkeler ve ülke grupları
• Üniversiteler, fakülteler, bölümler, enstitüler, idari birimler
• Üniversite koordinatları/konum bilgileri

Online Erişim ve Çoklu Kullanım

• İnternet olan her yerden sisteme erişim imkanı
• Başvuru sahiplerinin, başvurularının durumunu online izleyebilmesi imkanı
• Sistemde binlerce kullanıcının aynı anda işlem yapabilmesi
• Sistemde aynı anda birden fazla yöneticinin işlem yapabilmesi

Hatırlatmalar ve Uyarı Servisleri

• Başvuru süreçleri ile ilgili önemli gün ve tarihlerin yöneticilere hatırlatılması
• Sistemde oluşabilecek hatalarda yöneticilere otomatik uyarı mesajlarının gönderilmesi

Çoklu Dil Desteği

• Birden fazla dilde görüntüleme imkanı
• Yabancı öğrenci ve öğretim görevlisi başvuru sayfalarının Türkçe dışında İngilizce veya başka bir dilde görüntülenebilmesi imkanı

Tema Desteği

• Farklı tasarım kullanabilme imkanı
• Kolay tasarım değiştirebilme imkanı
• Her bir sayfada veya modülde farklı tasarım veya şablon kullanabilme imkanı

Otomatik Yedekleme

• Saatlik veya günlük otomatik veri yedekleme
• İsteğe bağlı olarak veritabanı yedekleme
• Kullanıcı tarafından yüklenmiş belge, fotoğraf ve benzeri belgelerin otomatik olarak yedeklenmesi
• Yedeklemelerin sistemin çalıştığı sunucunun yanısıra uzaktaki bir sunucuya da yapılabilmesi

Güvenlik

• Güvenlik prensiplerine uygun yazılmış kodlar
• Kararlı sürümlerden seçilmiş sunucu paketleri
• Yetkilendirme mekanizması ile veri güvenliği
• Sunucu işletim sistemi ve ağ yapısında proaktif güvenlik önlemleri
• SSL sertifikaları ile online işlemlerin tümünde güvenli ve şifrelenmiş veri iletişimi *

Hızlı ve performanslı çalışma

• Optimize edilmiş yazılım kodları ve veritabanı tasarımı
• Performans gözönüne alınarak yazılmış kodlar
• Yazılımı hızlandırıcı entegre ek çözümler (accelerators, cache mechanism)

Güçlü İstatistik ve Raporlama Araçları

• Grafiksel (Flash, Grafiksel, 3 Boyutlu) istatistikler
• HTML, Excel, CSV, TXT, XML veya PDF uzantılı raporlar
• Kullanıcılar, başvurular, anlaşmalar veya üniversiteler için özel raporlar

Dışarı Veri Aktarımı

• İstenen verilerin Excel, CSV, TXT, XML veya PDF formatında dışarı aktarılabilmesi olanağı

Anlaşmalar

Bu modülde üniversitenin yapmış olduğu tüm anlaşmalar tutulmaktadır. Yeni anlaşmalar eklenebilmekte, varolan anlaşmalar da güncellenebilmektedir.
Anlaşmalar, sadece bölüm bazında değil, tüm fakülte veya üniversite çapında da tutulabilmektedir.
Benzer şekilde, anlaşmalar birden fazla bölüm veya fakülteye açılabilmektedir.

Her anlaşma için öğrenci, akademik ve idari personel kontenjanları gelen ve giden olarak ayrı ayrı girilebilmektedir. Anlaşmalar üzerinde yapılan tüm değişiklikler kaydedilmekte ve daha sonra görüntülenebilmektedir.

Anlaşmalara ait belgeler taranarak sisteme yüklenebilmekte ve yüklenen belgeler de anlaşma detaylarında listelenebilmekte veya indirilebilmektedir.

Giden Öğrenci Başvuru Modülü (Öğrenim Hareketliliği)

Kayıtlı kullanıcılar Erasmus programlarına başvurularını online olarak internete bağlı herhangi bir bilgisayardan yapabilmektedir. Daha önce yaptıkları başvurularının durumunu görebilmekte, başvuru formlarını inceleyebilmekte ve PDF formatında çıktı alabilmektedirler.
Bir başvuru dönemi içerisinde birden fazla başvuru yapılması engellenebilmektedir. Başvuruların, yöneticiler tarafından belirlenmiş tarih aralığında yapılması da sağlanabilmektedir. Başvuru formu, ön-tanımlı verilerle gelmekte ve başvuru için harcanan zaman kaybının önüne geçilmektedir. Başvuru formlarında eksik veya yanlış bilgi girilmesini engelleyen denetimler yapılmakta ve böylece yöneticiler üzerine düşen iş yükü azaltılmaktadır.

Kayıtlı kullanıcıların yapmış oldukları tüm başvurular burada listelenebilmektedir.
Seçilen bir başvuru üzerinde güncelleme ve durum değişiklikleri yapılabilmektedir. Başvurular üzerinde yapılan tüm değişiklikler kayıt altına alınmakta ve daha sonra görüntülenebilmektedir.

Gelen/Yabancı Öğrenci Modülü (Öğrenim Hareketliliği)

Yabancı Üniversite Modülü'nde anlaşmalı üniversiteler tarafından girilen öğrenci bilgileri sistem yöneticileri tarafından kontrol edilmekte ve uygunluğu onaylanan başvuru sahiplerine otomatik kullanıcı hesabı açılarak aktivasyon mesajları gönderilmektedir.
Aktivasyonunu tamamlayan başvuru sahibi, kendisine iletilen mesajdaki yönlendirmeleri takip ederek Gelen Öğrenci Başvuru Formu'nu online doldurur ve başvurusunu tamamlar.
Başvurusu tamamlanan ve onaylanan başvuru sahibine bundan sonrasında izlemesi gereken prosedürler ile ilgili bilgilendirmeleri içeren e-posta mesajları gönderilmektedir.
Bu mesajların bir kopyası başvuru sahibinin kendi ülkesindeki üniversitesinin Erasmus yetkililerine de gönderilebilmektedir.
Tüm formlarda eksik veya yanlış bilgi girilmesini engelleyen denetimler yapılmaktadır.
Tüm bu işlemler online tamamlanabilmekte ve böylece hem kullanıcılar hem de yetkililer için hızlı ve kolay bir başvuru süreci sağlanmaktadır.

Staj/Yerleştirme Başvuru Yönetimi (Giden - Staj Hareketliliği)

Erasmus staj programlarına başvurular internet üzerinden yapılabilmekte olup başvuru değerlendirme, seçme, yerleştirme ve hibe işlemleri elektronik ortamda tamamlanabilmektedir.
Başvuru sahipleri başvurularının durumunu takip edebilmekte, başvuru formlarını inceleyebilmekte ve PDF formatında çıktı alabilmektedirler.
Bir başvuru dönemi içerisinde birden fazla başvuru yapılması engellenebilmektedir.
Başvuruların, yöneticiler tarafından belirlenmiş tarih aralığında yapılması da sağlanabilmektedir. Başvuru formu, ön-tanımlı verilerle gelmekte ve başvuru için harcanan zaman kaybının önüne geçilmektedir. Başvuru formlarında eksik veya yanlış bilgi girişini engelleyen denetimler bulunmaktadır.

Staj/Yerleştirme Başvuru Yönetimi (Gelen - Staj Hareketliliği)

Yabancı öğrenciler Staj Hareketliliği başvurularını sistem üzerinden online yapabilmekte olup başvuru değerlendirme ve belge çıktıları elektronik ortamda tamamlanabilmektedir.
Yabancı üniversiteler kurumunuza gönderecekleri öğrencilerin bilgilerini hazır formlar aracılığı ile sisteme girebilmektedirler.
Bir başvuru dönemi içerisinde birden fazla başvuru yapılması engellenebilmektedir.
Başvuruların, yöneticiler tarafından belirlenmiş tarih aralığında yapılması da sağlanabilmektedir. Başvuru formu, ön-tanımlı verilerle gelmekte ve başvuru formunda eksik veya yanlış bilgi girişini engelleyen denetimler bulunmaktadır.

Personel Ders Verme ve Eğitim Alma
Başvuru Yönetimi (Personel Hareketliliği)

Kurumunuzda bulunan akademik ve idari personelin Erasmus Ders Verme ve Eğitim Alma Personel Hareketliliği başvuruları sistem üzerinden alınabilmektedir. Bu başvuruların tüm değerlendirme, seçme, belge çıktıları ve hibe işlemleri elektronik ortamda yapılabilmektedir.

Başvuruların, yöneticiler tarafından belirlenmiş tarih aralığında yapılması sağlanabilmektedir. Başvuru formu, ön-tanımlı verilerle gelmekte ve başvuru formunda eksik veya yanlış bilgi girişini engelleyen denetimler bulunmaktadır.

Yabancı Üniversite Modülü (Nominations)

Kurumunuza öğrenci gönderecek anlaşmalı üniversitelere özel kullanıcı hesabı açılabilmektedir. Kullanıcı hesabı otomatik olarak açılmakta ve kurumun erasmusport üzerinde kayıtlı yetkilisine kullanıcı hesabı bilgileri ve aktivasyon mesajı e-posta ile gönderilmektedir.
Aktivasyonunu gerçekleştiren üniversite kurumunuza göndereceği öğrencilerin bilgilerini hazır formlar aracılığı ile sisteme girebilmektedir.
Daha önce girilmiş öğrenci listeleri arşivine ulaşılabilmekte ve çıktıları alınabilmektedir.
Tüm formlarda eksik veya yanlış bilgi girilmesini engelleyen denetimler yapılmaktadır.

Yabancı üniversiteler kendilerine göndereceğiniz öğrenci listelerine de yetkilendirmeler çerçevesinde erişebilmekte ve listelerin Excel çıktılarını alabilmektedirler.

Kurum Koordinatörleri Erasmus Başvuru İşlemleri Yönetimi

Kurumunuzda bulunan bölüm ve fakülte Erasmus koordinatörleri, kendi bölüm öğrencilerinin Erasmus başvurularını görebilir, izleyebilir ve online olarak onaylayabilirler. İstendiği takdirde koordinatörler kendi bölüm öğrencilerinin değerlendirme, seçme, belge çıktıları ve yerleştirme işlemlerini de elektronik ortamda yapabilirler.

Bütçe ve Finans Yönetimi

Bütçe ve Finans Yönetim Modülü ile kurumsal hibe bütçesi yönetilebilmekte ve hareketlilik bazında ödemeler raporu alınabilmektedir.
Ayrıca hareketlilik bazında ihtiyaç duyulan tahmini hibe tutarlarını girerek sonraki akademik yıl için kurumun ihtiyacı olan hibe tutarı belirlenebilmektedir.
OM harcamaları da bu modül altında kolayca kaydedilebilmekte ve akademik yıl bazında harcama raporları elde edilebilmektedir.

Uygunluk Denetimleri Modülü

Başvuru sahiplerinin, değerlendirme ve seçme süreçlerinde yer alan başvuru uygunluk denetimleri yapılabilmektedir. Uygunluk raporları MS Excel formatında çıktı olarak alınabilmekte ve başvuru sahiplerine ilan edilebilmektedir.

Otomatik Yerleştirme Modülü

Başvuru sahipleri, değerlendirme ve seçme süreçlerinden sonra tercihlerine otomatik olarak yerleştirilebilmektedir. Ek olarak, tercihlerine yerleştirilen adaylarla ilgili gerekli belgeler otomatik olarak elde edilebilmektedir.

Hibe Hesaplamaları ve Ödemeler Modülü

Başvurusu kabul edilen ve Erasmus programlarından faydalanmaya hak kazanan başvuru sahiplerinin hibe hesapları otomatik olarak yapılmaktadır.
Hibe hesaplamaları planlanan ve kesinleşen tarihlere göre ayrı ayrı yapılabilmektedir. Girilen tarihler bazında hesaplanan hibe toplamına göre başvuru sahibine yapılacak ödemelerin kayıtları da tutulabilmekte ve başvuru sahiplerine yapılmış ödemeler listesi ile ödeme miktarları raporu alınabilmektedir.

Genel Tanımlamalar Modülü

Bu modülde başvuru dönemi ve tarihleri, ülke hibe tutarları, transcript notlarının 4’lük ve 100’lük sistemlerdeki karşılıkları, fakülte, bölüm, enstitü, idari birimler, ülke ve şehir bilgileri gibi tanımlamalar yapılmaktadır.

Üniversiteler Modülü

Üniversite tanımlamaları bu modül altında yapılmaktadır. Yeni üniversite eklenebilmekte veya varolan bir üniversitenin bilgileri güncellenebilmektedir. Ayrıca her üniversite harita üzerinde konumlandırılabilmektedir. Konumlandırılan tüm üniversiteler harita üzerinde gösterilebilmektedir.

Başvuru Tarihleri ve Dönemleri Yönetimi

Tüm hareketliliklere yapılacak başvuruların birim yöneticilerinin istediği tarih ve saat aralıklarında yapılabilmesi mümkündür.
Başvuru tarih aralıkları her hareketlilik için saat bazında önceden ayarlanabilmektedir. Belirlenen tarih ve saat geldiğinde sistem başvurulara otomatik olarak açılmakta olup son başvuru tarihinde de otomatik olarak kapanmaktadır.

Kullanıcı Yönetimi

Sisteme kaydolmuş tüm kullanıcılar bu modülde listelenebilmekte ve tüm kullanıcı bilgileri burada güncellenebilmektedir. Bunun yanısıra sisteme yöneticiler tarafından yeni kullanıcılar da eklenebilmektedir.

Koordinatörler Modülü

Kurumunuza veya yabancı kurumlara ait tüm koordinatörler bu modül üzerinden listelenebilmekte ve listedeki koordinatörlere yönelik kullanıcı açma, düzenleme, bölüm/fakülte koordinatörlük görev değişiklikleri yapılabilmektedir. Koordinatörlerin iletişim bilgileri güncellenebilmekte ve birden fazla bölüm/fakülteye Erasmus Koordinatörü olarak atanabilmektedir.

İletişim ve Yardım Masası Modülü

Bu modülde kullanıcıların iletişim ve geribildirim formu üzerinden gönderdikleri sorular ve mesajlar listelenebilmekte ve bu mesajlara yöneticiler tarafından yine web üzerinden e-posta ile de gönderilecek şekilde yanıtlar verilebilmektedir.

Sıkça Sorulan Sorular Modülü

Erasmus programları, başvuru süreçleri ve sistem ile ilgili sıkça sorulan sorular ve yanıtları bu modülde güncellenebilmektedir.

SMS Modülü

Kullanıcılara veya başvuru sahiplerine yöneticiler tarafından SMS mesajları atılabilmektedir.

E-Posta Modülü

Kullanıcılara veya başvuru sahiplerine hem sistem üzerinden okuyabilecekleri hem de e-posta adreslerine iletilebilecek mesajlar atılabilmektedir.

Toplu E-Posta Gönderimleri Modülü

Kullanıcılara, koordinatörlere, yabancı kurum kullanıcılarına, başvuru sahiplerine toplu e-posta mesajı gönderimleri yapılabilmektedir.
Standart gönderimler için sistemde şablon tanımlanabilmekte ve bu şablonlar sonraki gönderimlerde tekrar kullanılabilmektedir.

Twitter Modülü

Kurumunuza ait Twitter hesabınızı sistem üzerinden yönetebilir; yeni tweet gönderebilir veya o ana kadarki tweet'lerinizi listeleyebilirsiniz.

İstatistik ve Raporlar

Başvurular, kullanıcılar ve diğer tüm veriler üzerinden raporlar veya grafik bazlı istatistikler alınabilmektedir.

Statik Sayfalar ve Portal Modülü

Yöneticiler tarafından, kullanıcıların web üzerinden erişilebileceği statik içerik sayfaları hazırlanabilmektedir. Seçim takvimi, iletişim sayfası, başvuru işlemleri vb. içerik sayfaları bu modül sayesinde kolayca hazırlanabilmekte ve yayımlanabilmektedir.

Yetkilendirmeler Modülü

Sayfa, modül, kullanıcı veya rol bazında esnek ve özel yetkilendirmeler tanımlanabilmekte; bu sayede veri ve işlem güvenliği üst düzeyde tutulabilmektedir.

Yapılacaklar (TODOs) Modülü

Hem yöneticilere hem başvuru sahiplerine yönelik olarak yapılacaklar(todos) ile başvuru aşamasında takip edilecek adımlar listeleri hazırlanıp yayımlanabilmektedir.

Toplantı Modülü

Yöneticilere yönelik, ofis içi/dışı toplantılara ait toplantı maddeleri, tutanakları, katılımcıları vb. bilgilerin arşivlendiği modüldür.

Ajanda/Hatırlatmalar Modülü

Başvuru sahiplerine ve yöneticilere yönelik ajanda hazırlanabilmekte; ajandada yer alan önemli tarihler için otomatik e-posta ve SMS hatırlatmaları girilebilmektedir.

Sistem/Sunucu Yönetimi Modülü

Bu modülde sistem ayarları; dosya/dizin/veritabanı yedeklemeleri; yazılımın yeni sürüm denetimi ve yazılımla ilgili yardım talep ve sorun bildirme işlemleri yapılabilmekte ve sunucu/yazılım ile ilgili genel istatistiksel bilgilere erişilebilmektedir.

Üniversite Akademik Bilgi Sistemleri ile Entegrasyon

Yazılım, istendiği takdirde başvuru, seçme ve yerleştirme süreçlerinde gerekli olan öğrenci kimlik, akademik ve not bilgilerini sağlanacak web servisler aracılığı ile üniversite akademik bilgi sistemlerinden otomatik olarak alabilmektedir.

Benzer şekilde, üniversite öğrencileri ve personeli sisteme kaydolmak yerine okul öğrenci numarası/sicil numarası, e-posta adresleri ve şifreleri ile üniversite bilgi sistemlerinden sağlanacak web servisler üzerinden kimlik doğrulamalarını yaparak kendilerini sisteme tanıtabileceklerdir.

• Başvuruların koordinatörler tarafından online onaylanması ve imzalanması
• T.C. Kimlik Numarası ile kimlik bilgilerinin sorgulanabilmesi ve doğrulanması
• Başvuru sahiplerine ve sistem kullanıcılarına SMS gönderebilme
• Portal modülü ile web sitesi ve sayfaları hazırlama ve yayımlama
• Saatlik ve günlük yedeklemelerin uzakta bulunan başka bir sunucuya yapılabilmesi
• İstendiği zamanlarda elle veritabanı ve sistem yedekleme işlemi

• Tek tıklama ile adayları tercihlerine otomatik yerleştirme
• Otomatik hibe hesaplamaları
• Online başvuru formları
• Tüm süreçlerin elektronik ortamda online yürütülebilmesi
• Üniversite Bilgi Sistemleri ile entegrasyon olanakları
• Başvuru sahipleri ve kullanıcılar ile çoklu iletişim kanalları (SMS, e-posta, site içi mesaj)
• Detaylı istatistikler ve raporlamalar
• Yüksek zaman tasarrufu
• Sıfıra yakın hata oranları
• Tarihçe, arşiv ve yedekleme ile yüksek hata toleransı ve güvenirlilik
• Veri güvenliği ve tutarlı sunucu performansı

Yazılım Altyapısı

Yazılım altyapısında, programlama dili olarak PHP kullanılmaktadır.
Veritabanı sunucusu olarak tercihen MySQL kullanılmaktadır. Ancak yazılım MySQL dışında PostgreSQL, Oracle, MSSQL gibi farklı veritabanı sunucuları üzerinde de çalışabilmektedir.
Platform olarak Linux tercih edilmektedir. Ancak istendiği takdirde yazılım Windows işletim sistemleri üzerinde de çalıştırılabilmektedir.

Sistem Gereksinimleri

Çözümlerimizden Paket Yazılım (Standalone Solution) tercih edildiği takdirde asgari sistem gereksinimleri aşağıdaki gibidir:

Deha detaylı bilgi için Çözümlerimiz sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.